Wer sieht was in der Personalakte?

Die Personalakte enthält viele persönliche und sensible Informationen über Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie verstehen, wer was sehen kann, können Sie die Einstellungen auf Ihre Organisation zuschneiden.

Berechtigungen für die Personalakte

Wenn Sie Berechtigungsgruppen erstellen oder ändern, stehen drei verschiedene Berechtigungen speziell für die Personalakte zur Verfügung:

Berechtigungen "Personalakte eines Mitarbeiters bearbeiten/einsehen"

Die Bezeichnung ist offensichtlich: Wer diese Berechtigung hat, kann wahlweise die eigene Personalakte, die der direkten Untergebenen, die der Mitarbeiter eines Standorts oder alle Personalakten einsehen und/oder bearbeiten.

Berechtigung "Geschützte Attribute eines Mitarbeiters einsehen & bearbeiten"

Für geschützte Attribute gibt es eine gesonderte Berechtigung, damit besonders sensible Daten nur von den dazu ermächtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden dürfen.

Bei Auswahl "Vorgesetzte"/"Standort"/"Alle": Diese Berechtigungen setzen Zugriff zur Verwaltungsoberfläche voraus. Wer keinen Zugriff zur Verwaltungsoberfläche hat, kann natürlich auch nicht die Personalakten anderer Mitarbeiter einsehen oder bearbeiten.

Bei Auswahl "Persönlich": Für wen diese Berechtigung aktiviert ist, der kann seine eigene Personalakte auch in unserer App einsehen bzw. bearbeiten - also unabhängig vom Zugriff zur Verwaltungsoberfläche. Deaktivieren Sie die Berechtigungen, wenn Sie das nicht möchten. Standardmäßig sind sie für Mitarbeiter aktiv.

Ausgeblendete oder geschützte Attribute?

Hier besteht Verwechselungsgefahr!

Ausgeblendete Attribute sind lediglich in der Verwaltungsoberfläche "archivierte" Felder, die in einem separaten Abschnitt am unteren Ende der Personalakte lagern, weil sie für diesen Mitarbeiter nicht benötigt werden. Sie sind weiterhin sichtbar für alle, die die Berechtigung dazu haben und können jederzeit wieder eingeblendet werden.

Mehr dazu finden Sie hier: