Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln löschen

Eventuell haben Sie die eine oder andere Abwesenheitsart oder Anspruchsregel nur zum Testen angelegt oder brauchen sie nicht mehr, weil sie von keinem Mitarbeiter verwendet wird.

In diesem Artikel geht es nicht um konkrete Abwesenheiten, also den Urlaub nächste Woche oder die Dienstreise in Q3, sondern um die dahinterliegenden Einstellungen. Wenn Sie eine konkrete, für einen Mitarbeiter gebuchte Abwesenheit löschen möchten, lesen Sie hier nach:

Warum Sie Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln manchmal nicht löschen können

Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln werden Mitarbeitern bei der Einrichtung zugewiesen - solange diese Verbindung steht, können sie nicht gelöscht werden. Das gilt auch dann, wenn die Abwesenheitsart und/oder Anspruchsregel praktisch nicht mehr verwendet wird, da die daraus entstehenden Ansprüche laufend berechnet werden. Eine Abwesenheit kann also theoretisch seit 10 Jahren nicht mehr verwendet worden sein, kann aber nicht gelöscht werden, weil vor 10 Jahren eine Zuweisung zu einem Mitarbeiter stattgefunden hat.

Natürlich können Sie diese Zuweisungen wieder lösen, allerdings bedeutet das die vollständige Löschung aller Abwesenheiten, die für den Mitarbeiter über diese Abwesenheitsart und Anspruchsregel eingetragen wurden.

Das kann in Ordnung für Sie sein, wenn Sie sich alle Daten exportiert haben und die Abwesenheiten so weit in der Vergangenheit liegen, dass sie für Sie nicht mehr relevant sind. Bedenken Sie Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Im Zweifelsfall sollten Sie die Abwesenheitsart oder Anspruchsregel einfach behalten. Benennen Sie sie ggf. so um, dass Sie auf den ersten Blick erkennen können, dass sie keine aktuelle Relevanz mehr haben.

Tipp: Ändern Sie die Einstellungen einer Abwesenheit für einen Mitarbeiter auf "Nicht beantragbar", damit der Mitarbeiter sie nicht mehr sehen und nutzen kann.

Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln von Mitarbeitern entfernen

1. Wählen Sie "Mitarbeiter" links im Hauptmenü.

2. Wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus.

3. Wählen Sie den Reiter "Abwesenheiten".

4. Wählen Sie den Button mit dem Zahnrad (Abwesenheits-Einstellungen).

5. Ein seitliches Fenster öffnet sich. Wählen Sie in der Kachel der Abwesenheitsart, die Sie vom Mitarbeiter entfernen möchten, den Button mit den drei Punkten (oben rechts).

6. Wählen Sie "Löschen".

7. Lesen Sie den wichtigen Hinweis und wählen Sie "Unwiderruflich löschen".

Anspruchsregeln löschen

1. Wählen Sie "Einstellungen" links im Hauptmenü und dann "Abwesenheiten".

2. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, von der Sie eine Anspruchsregel löschen möchten.

3. Ein Detailfenster öffnet sich. Wählen Sie den Reiter "Anspruchsregeln".

4. Wählen Sie in der Zeile der Anspruchsregel, die Sie löschen möchten, den Button mit dem Mülleimer-Symbol.

   

   Neben dem Namen der Anspruchsregel sehen Sie die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter. Solange Mitarbeiter zugeordnet sind, können Sie die Anspruchsregel nicht löschen.
   

   Die "Default"-Anspruchsregel ist vom System erzeugt und kann nicht gelöscht werden.

5. Bestätigen.

Abwesenheitsarten löschen

1. Wählen Sie "Einstellungen" links im Hauptmenü und dann "Abwesenheiten".

2. Wählen Sie in der Zeile der Abwesenheitsart, die Sie löschen möchten, den Button mit den 3 Punkten (ganz hinten), und dann "Löschen".

   

   Wenn Sie wie oben beschrieben das Detailmenü zum Einsehen der Anspruchsregeln öffnen, sehen Sie die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter. Solange Mitarbeiter zugeordnet sind, können Sie die Abwesenheitsart nicht löschen.

3. Bestätigen.