Sie haben ein Dokument herausgeschickt und haben einen Fehler entdeckt oder möchten einen Mitarbeiter aus dem Dokument entfernen, dann ist die Funktion zum Zurückziehen eines Dokuments genau das Richtige.
Generell gilt: Wenn ein Read&Sign-Dokument an einen Empfänger versendet wurde, kann der Empfänger nicht mehr entfernt werden. Damit es trotzdem möglich ist, einem Empfänger das Dokument zu entziehen, gibt es 2 Möglichkeiten:
Zum einen können Sie einem spezifischen Empfänger das Dokument entziehen. Dies ist nur möglich, solange der Empfänger noch nicht unterschrieben hat. Der Empfänger hat dann keinen Zugriff mehr auf das Dokument. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie zum Abschnitt Read&Sign.
Klicken Sie auf den Titel des entsprechenden Dokuments, um zur Detailansicht zu gelangen.
Finden Sie den Empfänger, dem Sie das Dokument entziehen möchten.
Klicken Sie in der Zeile des spezifischen Empfängers auf das 3-Punkte-Symbol in der letzten Spalte.
Wählen Sie Anfrage zurückziehen.
Bestätigen Sie im nächsten Schritt, dass Sie das Dokument für diesen Empfänger zurückziehen möchten.
Fertig. Dem Empfänger wurde das Dokument nun erfolgreich entzogen.
Hinweis: Sie können diesen Schritt wieder rückgängig machen, indem Sie wieder auf der Detailansicht des Dokuments den jeweiligen Empfänger suchen und in dessen Zeile in der letzten Spalte erneut auf das 3-Punkte-Symbol klicken. Wenn Sie nun auf Anfrage erneut senden klicken, wird dem Mitarbeiter das Dokument wieder zugeschickt, um dies digital zu unterzeichnen.
Sollten Sie einen Fehler beim Erstellen eines Dokumentes gemacht haben, können Sie allen Empfängern das Dokument entziehen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
Gehen Sie zum Abschnitt Read&Sign.
Klicken Sie auf den Titel des entsprechenden Dokuments, um zur Detailansicht zu gelangen.
Gehen Sie zum Status in den Informationen des Dokuments auf der rechten Seite.
Klicken Sie auf den Anfrage zurückziehen-Button (neben dem Status).
Bestätigen Sie im Pop-Up, dass Sie die Anfrage für alle Empfänger zurückziehen möchten.
Fertig. Allen Empfängern, die das Dokument noch nicht unterschrieben haben, wurde das Dokument nun erfolgreich entzogen.
Hinweis: Sie können diesen Schritt wieder rückgängig machen, indem Sie in der Detailansicht des Dokuments beim Status auf den Button Anfrage erneut senden klicken. Das Dokument wird dann an alle Empfänger, die das Dokument noch nicht unterschrieben haben, erneut geschickt, um dies digital zu unterzeichnen.
Löschen Sie ein Dokument, verlieren alle Beteiligten Zugriff auf das Dokument.
Beachten Sie, dass hierbei auch die Unterschriften verloren gehen.
