Mit der Read&Sign-Funktion schicken Ihnen Ihre Vorgesetzten verschiedene Dokumente digital. Diese können Sie dann über die Mitarbeiter-App lesen und anschließend mit einer digitalen Signatur bestätigen.
Bestätigte Dokumente landen in Ihrem persönlichen Archiv, wo Sie unbegrenzt Zugriff auf alle Ihre Dokumente haben.
Offene Dokumente beinhalten alle Read&Sign Dokumente, die noch nicht unterschrieben wurden.
Die Anzahl der offenen Dokumente wird Ihnen auch als rotes Symbol in der Navigation und auf dem App-Symbol angezeigt.
Die Frist jedes Dokumentes wird Ihnen unter dessen Titel angezeigt. Ist die Frist ≤ 3 Tage, so wird die Frist rot markiert und auf dem Startbildschirm der App angezeigt.
Die Liste der offenen Dokumente kann nach folgenden Kriterien, jeweils auf- und absteigend, sortiert werden: Frist, Zuletzt angesehen, Alphabetisch.
Im Archiv befinden sich alle bereits unterschriebenen Dokumente.
Die Liste der archivierten Dokumente kann nach folgenden Kriterien, jeweils auf- und absteigend sortiert werden: Datum der Unterschrift, Zuletzt angesehen, Alphabetisch.
Um Dokumente schneller zu finden, können Sie die Suche in der oberen rechten Ecke benutzen (Lupensymbol).
Hier können Sie nach dem Titel der Dokumente suchen.
Das Symbol vor dem Titel zeigt Ihnen an, ob das Dokument schon unterzeichnet wurde oder nicht (x im Symbol bedeutet, das Dokument ist noch offen).
Das System speichert Ihre letzten Suchanfragen, um ein wiederholtes Eingeben zu vermeiden.
Leitet Sie weiter zum Inhalt des Dokumentes und markiert den ersten Schritt, um ein Dokument erfolgreich zu unterzeichnen.
Die Frist wird vom Ersteller des Dokumentes gesetzt. Es beschreibt das Datum, bis welches das Dokument unterschrieben werden muss.
Basierend auf dieser Frist werden außerdem Benachrichtigungen gesendet.
Der Status zeigt an, ob ein Dokument sich im Status Offen, Archiviert oder Zurückgezogen befindet.
Zeigt an, von wem und wann das Dokument erstellt wurde.
Die Doc-ID ist eine eindeutige Erkennungsmöglichkeit für digitale Dokumente. Hiermit können die Unterschrift und das Originaldokument ohne Manipulationsmöglichkeit eindeutig miteinander verknüpft werden.
Zur Transparenz wird diese ID jedem Beteiligten angezeigt.
Um ein Dokument erfolgreich zu bestätigen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte.
Klicken Sie auf das Dokument in der Übersicht für offene Dokumente.
Klicken Sie auf den Button Dokument öffnen.
Lesen Sie sich den Inhalt genau durch.
Sie können in das Dokument reinzoomen und durch Wischen nach oben und unten zwischen den Seiten blättern. In der mobilen App können Sie das Dokument auch im Querformat ansehen (drehen Sie hierfür Ihr Gerät).
Klicken Sie zum Bestätigen auf den orangen Signatur-Button (oranger Kreis) am unteren Bildschirmrand.
Jetzt öffnet sich ein Menü, in dem eine Unterschrift mit dem Finger gezeichnet werden kann.
Klicken Sie auf Dokument bestätigen, um das Dokument und dessen Inhalt zu bestätigen.
Fertig! Das Dokument befindet sich nach erfolgreicher Bestätigung im Archiv.
Für Nutzer, die auch ohne Internetzugang auf ein Dokument zugreifen möchten, können Read&Sign Dokumente auf dem Gerät gespeichert werden.
Gehen Sie hierfür zum Dokument und klicken Sie Dokument öffnen.
Danach klicken Sie auf das Optionsmenü in der oberen rechten Ecke (3 Punkte Symbol).
Wählen Sie jetzt die Option Offline verfügbar machen aus.
Das Dokument ist jetzt auch offline verfügbar.
Hinweis: Offline verfügbare Dokumente erkennen Sie in der Detailansicht am Symbol hinter dem Titel (grüne Wolke Symbol).
Um ein Dokument wieder aus dem Offline-Modus zu entfernen, befolgen Sie bitte die gleichen Schritte und schalten in Schritt 4 den Schalter aus.
Über Read&Sign können auch Links (Webseiten) verschickt werden. Einige Webseiten blockieren das Darstellen in Drittapps. Falls dies der Fall sein sollte, können Links in Infoniqa PEOPLE Plus im nativen Browser des Gerätes geöffnet werden.
Gehen Sie hierfür zum Dokument und klicken Sie "Dokument öffnen".
Danach klicken Sie auf das Optionsmenü in der oberen rechten Ecke (3 Punkte Symbol).
Wählen Sie jetzt die Option Link im Browser öffnen aus.
Der Link wird jetzt in einem nativen Browser dargestellt.
Hinweis: Um das Dokument zu unterzeichnen, müssen Sie den Browser wieder schließen und zur Infoniqa PEOPLE Plus App zurückkehren.
