Falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder Sie einen Mitarbeiter versehentlich angelegt haben, können Sie ihn natürlich entfernen.
Hierbei können Sie wählen, ob Sie den Mitarbeitenden-Account archivieren oder löschen möchten.
Ein archivierter Mitarbeiter ist jederzeit in Infoniqa PEOPLE Plus abrufbar - alle seine Daten sind weiterhin gespeichert und können exportiert werden. Lediglich sein Login wird deaktiviert, sodass er selbst keinen Zugriff mehr auf Infoniqa PEOPLE Plus hat. Außerdem wird der Mitarbeiter nicht mehr durch uns abgerechnet. Dieser Weg bietet Ihnen die größtmögliche Sicherheit, falls das Arbeitsverhältnis später wieder aufgenommen wird oder falls Sie gegenüber einer Behörde Nachweise erbringen müssen.
Ein gelöschter Mitarbeiter ist vollständig aus Infoniqa PEOPLE Plus gelöscht - seine Daten sind von unseren Servern entfernt und nicht mehr zugänglich.
Wir empfehlen, Mitarbeiter nur zu löschen, wenn die nationalen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder wenn das Hinzufügen des Mitarbeiters versehentlich geschehen ist.
Mit dem Archivieren eines Mitarbeiters wird der Login deaktiviert, die Informationen des jeweiligen Mitarbeitenden bleiben jedoch gespeichert. Sie haben auch die Möglichkeit, mit einem Klick einen archivierten Account wieder zu aktivieren.
Um einen Mitarbeiter zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie "Mitarbeiter" im Hauptmenü.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie archivieren möchten.
Wählen Sie den Reiter "Personalakte".
Links oben, wählen Sie den Button mit den 3 Punkten und "Archiviert".
Bestätigen Sie die Archivierung.
Die Reaktivierung geht ganz schnell:
Wählen Sie "Mitarbeiter" im Hauptmenü.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie archivieren möchten.
Wählen Sie den Reiter "Personalakte".
Links oben, wählen Sie den Button mit den 3 Punkten und "Aktiv".
Bestätigen Sie die Aktivierung.
Um einen Mitarbeiter zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Archivieren Sie den Mitarbeiter wie oben beschrieben.
Wählen Sie wieder den Button mit den 3 Punkten.
Wählen Sie dieses Mal "Löschen".
Geben Sie LÖSCHEN als Wort in das Textfeld ein und bestätigen Sie.
Sowohl gelöschte als auch archivierte Mitarbeiter werden weiterhin in Read&Sign-Dokumenten angezeigt. Dies hat mit der Vollständigkeit und der Integrität der Dokumente zu tun, die bei digitalen Unterschriften nicht verletzt werden darf.
