Checkliste: Neue Mitarbeiter einstellen (Onboarding)

Dieser Artikel geht davon aus, dass Sie wissen, wie Sie Mitarbeiter im technischen Sinne hinzufügen und dass Sie Ihren Infoniqa PEOPLE Plus Account bereits eingerichtet haben. Er befasst sich damit, welche Einstellungen Sie beachten sollten, damit ein Mitarbeiter korrekt in Infoniqa PEOPLE Plus angelegt wird.

Um zu lernen, wie Sie Mitarbeiter im technischen Sinne zu Infoniqa PEOPLE Plus hinzufügen, beginnen Sie hier:

Vorab zu bedenken

Wir empfehlen, den Mitarbeiter nicht direkt beim Import zu Infoniqa PEOPLE Plus einzuladen, sondern dies erst nach Abschluss der untenstehenden Checkliste zu tun. Dann sieht er direkt nach dem Login alle relevanten Informationen.

Erfahrungsgemäß macht es sich ebenfalls gut, den Mitarbeiter vorab zu informieren, dass er eine Einladungsmail erhält.

Checkliste

Standort

Fügen Sie den Mitarbeiter einem geeigneten Standort hinzu oder erstellen Sie einen neuen. Bedenken Sie:

• Feiertage: Standorte enthalten die Einstellung der Feiertage, für die einem Mitarbeiter automatisch Arbeitszeiten eingebucht werden.

• Berechtigungen: Einzelne Berechtigungen können auf Mitarbeiter bestimmter Standorte angewendet werden. Wenn bspw. ein Werks- oder Filialleiter die Berechtigung hat, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter eines bestimmten Standorts einzusehen, kann er automatisch die Arbeitszeiten des neuen Mitarbeiters einsehen, sobald dieser dem Standort hinzugefügt wird.

• Filtern von Tabellen und Kalendern: Tabellen und Kalender können nach Standorten gefiltert werden - diese Funktion hilft Ihnen im Alltag, den Durchblick zu behalten.

Vorgesetzte

Fügen Sie dem Mitarbeiter keine, einen oder mehrere Vorgesetzte hinzu.

Bedenken Sie: Einzelne Berechtigungen können auf Mitarbeiter angewendet werden, die anderen untergeben sind. Wenn bspw. ein Abteilungs- oder Teamleiter die Berechtigung hat, die Personalakten aller Mitarbeiter einzusehen, die ihm untergeben sind, kann er automatisch die Personalakte des neuen Mitarbeiters einsehen, sobald er dem neuen Mitarbeiter als Vorgesetzter hinzugefügt wird.

Vorgesetzte erhalten standardmäßig Anträge auf Abwesenheiten und Nachweiskontrollen, die der Mitarbeiter einreicht. Auch das ist eine Frage der Berechtigungen und kann geändert werden, sodass z.B. eine Person zentral alle Abwesenheiten oder Nachweiskontrollen eines Standorts bearbeitet.

Berechtigungsgruppen

Fügen Sie dem Mitarbeiter eine oder mehrere Berechtigungsgruppen hinzu.

Bedenken Sie: Standardmäßig erhält jeder neue Mitarbeiter die Berechtigungsgruppe "Employee" mit der er nur seine eigenen Daten und nur die Mitarbeiter-Anwendung einsehen kann. Wollen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter weitergehende Rechte erhält (bspw. als Teamleiter oder Filialleiter), erstellen Sie eine passende Berechtigungsgruppe oder weisen eine vorhandene zu.

Berechtigungsgruppen ergänzen einander.

Gruppen

Fügen Sie dem Mitarbeiter keine, eine oder mehrere Gruppen hinzu.

Gruppen erlauben das Filtern von:

• Exporten der Zeiterfassung

• Empfängern für Read & Sign-Dokumente

• Tabellen und Kalendern

Die folgenden Schritte sind nur relevant, wenn Sie die jeweilige Funktion für diesen Mitarbeiter nutzen möchten.

Personalakte

Befüllen Sie alle relevanten Daten in der Personalakte.

Zeiterfassung

Weisen Sie ein bestehendes Arbeitszeitmodell zu oder erstellen Sie ein neues, um die Zeiterfassung zu aktivieren.

Diese Informationen brauchen Sie in jedem Fall vorab:

• Welches Arbeitszeitmodell der Mitarbeiter nutzen soll, i.d.R. anhand der Soll-Arbeitszeit pro Woche

• Startdatum der Zeiterfassung (Wann fängt der Mitarbeiter an?)

  

  Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden verwenden, wählen Sie möglichst heute oder ein Datum in der Zukunft als Startdatum. Wenn Sie ein Datum in der Vergangenheit wählen, muss der Mitarbeiter ab diesem Tag Arbeitszeiten nachtragen, damit das Arbeitszeitkonto stimmt. Geht auch - macht aber Arbeit!

• Startwert des Arbeitszeitkontos (Mit wie vielen Über- oder Minusstunden startet der Mitarbeiter?)

Abwesenheiten

Weisen Sie bestehende Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln zu oder erstellen Sie neue, damit der Mitarbeiter Abwesenheiten nutzen kann.

Diese Informationen brauchen Sie in jedem Fall vorab:

• Welche Abwesenheiten der Mitarbeiter nutzen soll

• Startdatum der Abwesenheiten (Wann fängt der Mitarbeiter an?)

• Die Urlaubstage pro Jahr

• Die Resturlaubstage zum Startdatum

Read & Sign-Dokumente

Weisen Sie alle für ihn relevanten Read & Sign-Dokumente zu, bspw. aushangpflichtige Gesetze, Compliance-Richtlinien, Arbeitsanweisungen, etc.

Nachweiskontrollen

Weisen Sie die Nachweise zu, die für ihn kontrolliert werden sollen.

Diese Informationen brauchen Sie in jedem Fall vorab:

• Welche Nachweise für den Mitarbeiter kontrolliert werden sollen

• Der Rhythmus, in dem die Nachweise kontrolliert werden sollen

• Evtl. notwendige Sicherheitsmerkmale, bspw. eine Führerscheinnummer

Mitarbeiter einladen

Sie haben alle Einstellungen abgeschlossen und können nun die Einladungsmail auslösen!