Checkliste: Mitarbeiter deaktivieren (Offboarding)

Dieser Artikel geht davon aus, dass Sie wissen, wie Sie Mitarbeiter im technischen Sinne archivieren oder löschen und dass Sie Ihren Infoniqa PEOPLE Plus Account bereits eingerichtet haben. Er befasst sich damit, was Sie beachten sollten, wenn Sie einen Mitarbeiter deaktivieren möchten.

Um zu lernen, wie Sie Mitarbeiter im technischen Sinne archivieren, lesen Sie hier:

Vorbereitung

Zeiterfassung einstellen

Die Zeiterfassung läuft weiter, auch wenn Sie Mitarbeiter archivieren. Wir empfehlen, vor der Archivierung ein Arbeitszeitmodell ohne Soll-Stunden zuzuweisen, damit sich das Arbeitszeitkonto nicht mehr verändert.

Falls Sie den Mitarbeiter irgendwann reaktivieren wollen, können Sie einfach ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen.

Weitere Einstellungen

Da alle Daten des Mitarbeiters bei Archivierung zur Bearbeitung gesperrt werden, empfehlen wir auch weitere Einstellungen vorzunehmen, falls relevant:

• Einen Standort zuweisen, den Sie sicher nie löschen werden (damit Sie den bisherigen bei Bedarf löschen können, ganz speziell wenn der bisherige Standort nur für diesen einen Mitarbeiter existiert)

• Gruppen entfernen, falls der Mitarbeiter, sobald er archiviert ist, nicht mehr in den entsprechenden Filtern auftauchen soll

• Berechtigungsgruppe "Employee" zuweisen und alle anderen entfernen (damit Sie diese bei Bedarf löschen können)

• Diesen Mitarbeiter als Vorgesetzten von anderen Mitarbeitern entfernen (um den Überblick zu bewahren)

• Ungenutzte Abwesenheitsarten entfernen (damit Sie diese und ihre Anspruchsregeln bei Bedarf löschen können)

Checkliste

Mitarbeiter archivieren

Jetzt ist es Zeit, den Mitarbeiter zu archivieren.

Mitarbeiter-Daten: Löschfrist und Zugriff

Wenn Sie einen Mitarbeiter archivieren, passiert folgendes:

• Sein Login wird deaktiviert, d.h. der Mitarbeiter kann sich nicht mehr in Infoniqa PEOPLE Plus einloggen.

• Seine Daten bleiben vollständig erhalten - es gibt keine Löschfrist! Wollen Sie Daten löschen, müssen Sie das aktiv tun, indem Sie sie einzeln löschen oder den Mitarbeiter insgesamt löschen.

• Seine Daten werden zur Bearbeitung gesperrt: Vorhandene Zeiteinträge, Abwesenheiten, unterschriebene Dokumente oder Nachweiskontrollen sowie die Personalakte können nicht mehr bearbeitet werden.

Sollte der Mitarbeiter die Löschung seiner personenbezogenen Daten verlangen, wägen Sie sein Recht auf Löschung gegenüber Ihren Nachweispflichten ab. Da archivierte Mitarbeiter weiterhin in Infoniqa PEOPLE Plus ersichtlich sind, kann es sein, dass Sie die relevanten Daten exportieren und den Mitarbeiter löschen müssen.

Abrechnung

Sobald ein Mitarbeiter archiviert wurde, wird er nicht mehr berechnet. Sie erhalten ein Guthaben auf Ihre Buchung, das mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.

Daten exportieren

Nutzen Sie die Exportfunktionen von Infoniqa PEOPLE Plus, um alle relevanten Daten für evtl. weitere Ablage herunterzuladen:

• Export der Zeiterfassungsdaten

  

  Der Export der Zeiterfassungsdaten ist nach der Archivierung nur noch über die Mitarbeiter-Seite möglich, nicht mehr in der Übersicht der Zeiterfassung. Wenn Sie Abwesenheiten im Export sehen wollen, nutzen Sie vor der Archivierung den Export aus der Übersicht der Zeiterfassung.

• Unterschriftenlisten aller relevanten Read & Sign-Dokumente

• Nachweiskontrollen