Um ein neues Dokument in Read&Sign anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Abschnitt Read&Sign.
Klicken Sie auf den Button + Neues Dokument erstellen, der sich in der oberen rechten Ecke befindet.
Nun öffnet sich ein Fenster von der Seite, wo Sie die folgenden Informationen auswählen können:
Empfänger:
Wählen Sie hier die Personen oder Gruppe aus, die das Dokument erhalten sollen.
Sie können Empfänger nach dem Aussenden des Dokumentes nicht mehr entfernen. Mehr Informationen hier:
Dokument zurückziehen
Sie haben ein Dokument herausgeschickt und haben einen Fehler entdeckt oder möchten einen Mitarbeiter aus dem Dokument entfernen, dann ist die Funktion zum Zurückziehen eines Dokuments genau das Richtige.
Wählen Sie hier die Frist für das Dokument. An dieser Frist werden alle Benachrichtigungen berechnet. Ein Empfänger kann auch nach Ablauf der Frist das Dokument unterschreiben. Uhrzeit und Datum der Unterschrift werden Ihnen aber in der Detailansicht angezeigt.
Mit der Erinnerung können sich wiederholende Fristen abgebildet werden. Dies ist zum Beispiel bei Verträgen und Weiterbildungen relevant. Die Erinnerung basiert auf der Frist und kann sowohl vor als auch nach der Frist eingestellt werden. Auch ein benutzerdefiniertes Datum kann angegeben werden.
Am Erinnerungsdatum wird eine E-Mail verschickt und im Infoniqa PEOPLE Plus Kalender wird ein Eintrag angezeigt.
Mit Schlagworten können Sie sich ein flexibles Ordnersystem bauen. Ein Dokument kann unbeschränkt viele Schlagworte erhalten. Mit Schlagwörtern können Sie das Dokument später schneller wiederfinden.
Schlagwörter werden dem Empfänger angezeigt.
Sie haben verschiedene Inhaltsarten, die Sie versenden können.
Datei: z.B. PDFs, Word Dokumente, Textdateien uvm.
Text Editor: Schreiben Sie Ihre Nachricht direkt in Infoniqa PEOPLE Plus
Link senden: Senden Sie eine Website, ein Video oder jeden beliebigen Link. Der Empfänger kann den Link öffnen und sich den Inhalt anschauen.
Hinweis: Den Inhalt können Sie nach dem Versenden nicht mehr ändern.
Wählen Sie nun aus, ob Sie das Dokument sofort ausspielen möchten oder es erstmal als Entwurf speichern möchten.
In Entwürfen können Sie alle Parameter weiterhin bearbeiten.
Klicken Sie auf Speichern & Senden, wird das Dokument sofort an alle Empfänger gesendet.
Einige Parameter bleiben nach dem Aussenden weiter editierbar. Darunter zählen: Titel, Frist, Schlagworte und Empfänger (nur Hinzufügen, kein Entfernen).
Damit alle Parteien sich auf die Integrität & Manipulationssicherheit der Read&Sign Dokumente verlassen können, sind einige Parameter nach dem Herausschicken nicht mehr editierbar, dazu zählen: Inhalt, Kommentar und die hinzugefügten Empfänger.
