Die Zeiterfassung in Infoniqa PEOPLE Plus funktioniert über Arbeitszeitmodelle: Zuerst erstellen Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle mit den grundsätzlichen Einstellungen. Danach weisen Sie diese Arbeitszeitmodelle den einzelnen Mitarbeitern zu. Sobald Sie sie zugewiesen haben, können die Mitarbeiter sofort die Zeiterfassung über ihre App nutzen.
Wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen, können Sie hier nachlesen:
Ein neues Arbeitszeitmodell erstellen und zuweisen
Erfahren Sie hier, wie Sie ein Arbeitszeitmodell hinzufügen können.
Der einfachste und schnellste Weg zur Zeiterfassung ist der Timer: Direkt auf der Startseite der App gibt es einen Start-Button, mit dem Sie den Timer laufen lassen. Wer in die Pause gehen will, drückt Pause, wer in den Feierabend geht, drückt Stopp. Die Zeiten sind sofort gespeichert.
Wer diesen Weg nicht nutzen will, kann in der App unter dem Tab "Zeiterfassung" in die tabellarische Übersicht gehen und dort die Einträge manuell in den jeweiligen Tagen platzieren.
Als Administrator können Sie einschränken, auf welchem Wege und für welche Zeiträume Arbeitszeiten erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Das legen Sie in den Arbeitszeitmodellen fest.
Der dritte Weg der Zeiterfassung ist die Terminal-Variante: Dabei melden Sie sich als Administrator auf einem Smartphone in der App an und aktivieren den Terminal-Modus. Dadurch wird Ihr Smartphone zum Eingabegerät für alle - Ihre Mitarbeiter weisen sich mit NFC-Chips aus, die Sie zuvor beschrieben haben. Alle diese Einstellungen können direkt im Terminal-Modus in der App vorgenommen werden.
Die Arbeits- und Pausenzeiten, die Ihre Mitarbeiter erfassen, sind sofort in Infoniqa PEOPLE Plus gespeichert. Sie können sie einsehen, indem Sie den Menüpunkt "Zeiterfassung" öffnen.
Dort haben Sie zuerst eine Gesamtübersicht, die Sie nach den Mitarbeitern und einem Zeitraum filtern können. Außerdem können Sie hier einen Export als Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung der Daten durch Ihre Lohnbuchhaltung vornehmen.
Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, öffnet sich die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter. Diese können Sie sich wahlweise tage-, wochen- oder monatsweise anzeigen lassen. Sie können jeden einzelnen Tag und jeden einzelnen Eintrag öffnen, bearbeiten und löschen. Die Einschränkungen, die Sie eventuell für Ihre Mitarbeiter festgelegt haben, gelten hier nicht.
Hier ist neben einem Excel-Export für den einzelnen Mitarbeiter auch der Export des Stundenzettels als PDF-Datei möglich.
Als Administrator können Sie außerdem für jeden Tag die Historie einsehen, um nachvollziehen zu können, wer wann welchen Eintrag erstellt, bearbeitet oder gelöscht hat.
Projekte und Zuschläge erstellen Sie unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" auf dem Reiter "Projekte". Ihre Mitarbeiter können aktive Projekte jederzeit zur Zeiterfassung nutzen - auch mehrere für einen Eintrag.
Eine Sonderkategorie von Projekten sind Zuschläge: Diese werden in den Einstellungen der Arbeitszeitmodelle als Zuschläge deklariert und automatisch angewendet, wenn das jeweilige Zeitfenster für Nachtarbeit, ein Feiertag oder ein Sonntag anbricht.
