Anspruchsregeln erstellen

Wozu Anspruchsregeln?

Anspruchsregeln verfeinern die Einstellungen von Abwesenheitsarten. Um Anspruchsregeln zu erstellen, müssen Sie zuvor die zugrundeliegenden Abwesenheitsarten erstellt haben.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Abwesenheiten generell funktionieren und wie Sie Abwesenheitsarten erstellen:

Anspruchsregeln erstellen

Fragen Sie sich zuerst: Brauchen Sie Anspruchsregeln?
Anspruchsregeln sind immer dann nötig, wenn Mitarbeiter ein bestimmtes Kontingent bekommen (Klassiker: Urlaubstage) und/oder wenn die Abwesenheit in Stunden und Minuten eingetragen werden soll (anstatt in Tagen). In jedem anderen Fall können Sie die Standard-Anspruchsregel "Default" nutzen und müssen keine Anspruchsregeln erstellen.

1. Nach dem Erstellen einer Abwesenheitsart wechselt das Detailfenster direkt zu den Anspruchsregeln. Wenn Sie nicht mehr in diesem Fenster sind, öffnen Sie die Einstellungen, wählen den Menüpunkt "Abwesenheiten", wählen eine beliebige Abwesenheitsart aus und wählen den Tab "Anspruchsregeln".

2. Wählen Sie den Button "+ Neue Regel erstellen" oder duplizieren Sie eine bestehende Anspruchsregel über den Button mit den zwei Quadraten (rechts).

3. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Anspruchsregel ein. Die Anzahl der Tage oder Stunden, die Sie damit definieren, sind häufig eine gute Wahl, bspw.: "30 Tage".

4. Beantworten Sie die darunter stehenden Fragen der Reihe nach:

   1. Soll der Anspruch in Stunden oder Tagen berechnet werden?

      • Tage: Geben Sie die genaue Anzahl ein oder setzen Sie das Häkchen bei Unbegrenzt. Setzen Sie bei Bedarf Häkchen bei Halbtägige Anfragen erlauben und/oder Darf negativ werden.

        

        Eine halbtägige Abwesenheit (Klassiker: halbe Urlaubstage) entspricht der Hälfte der Soll-Stunden für diesen Tag laut Arbeitszeitmodell.

      • Stunden: Geben Sie die genaue Anzahl ein oder setzen Sie das Häkchen bei Unbegrenzt. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei Darf negativ werden.

   2. Für welchen Zyklus gilt der Anspruch?

      • Monat: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Monat zur Verfügung.

      • Quartal: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Kalenderquartal zur Verfügung.

      • Jahr: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Jahr zur Verfügung. Wann das Jahr beginnt, definieren Sie mit den darauffolgenden Fragen:

        1. Wann beginnt der Jahreszyklus?

           

           Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den Wert, mit dem Mitarbeiter in Infoniqa PEOPLE Plus starten (Bsp. Resturlaubstage). Es geht hier lediglich darum festzulegen, zu welchem Zeitpunkt der Anspruch für das neue Jahr regelmäßig zur Verfügung gestellt wird. Den Startwert im Rahmen der Ersteinrichtung legen Sie bei der Zuweisung von Abwesenheitsarten zu den Mitarbeitern fest.

           • Mit Beginn eines Monats: Definieren Sie mit der nächsten Frage Welches ist der Startmonat? einen festen Kalendermonat als Jahresbeginn.

             

             Verwenden Sie diese Option, wenn Sie wollen, dass das Jahr für alle Mitarbeiter zum selben Zeitpunkt beginnt.

           • Mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters: Das Jahr beginnt mit dem Datum, an dem der Mitarbeiter in Infoniqa PEOPLE Plus angelegt wurde.

        2. Sammelt sich der Anspruch über den Zyklus an?

           • Nein, der volle Anspruch ist sofort verfügbar: Mitarbeiter können zu Jahresbeginn über den gesamten oben definierten Anspruch verfügen.

             

             Nutzen Sie im Zweifelsfall diese Option.

           • Ja, der Anspruch baut sich auf täglicher Basis auf: Der oben definierte Anspruch wird auf Tagesbasis für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, also jeden Tag anteilig mehr.

           • Ja, der Anspruch baut sich auf monatlicher Basis auf: Der oben definierte Anspruch wird auf Monatsbasis für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, also jeden Monat anteilig mehr.

             

             Diese Option ist besonders wichtig für Maler und Lackierer in Deutschland.

   3. Wann ist der Anspruch verfügbar?

      • Zum Start der Periode, in der er erworben wurde: Der oben definierte Anspruch wird zu Beginn des oben definierten Zyklus bereitgestellt (bzw. fängt zu Beginn des Zyklus an, sich aufzubauen).

        

        Nutzen Sie im Zweifelsfall diese Option.

      • Nach Abschluss der Periode, in der er erworben wurde: Der oben definierte Anspruch wird nach Ende des oben definierten Zyklus bereitgestellt (bzw. fängt nach Ende des Zyklus an, sich aufzubauen).

   4. Sollen ungenutzte Tage oder Stunden in den nächsten Zyklus übertragen werden?

      • Ja, unbegrenzt: Alle nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus in den nächsten übernommen.

      • Nein, es darf nichts übertragen werden: Nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus nicht übernommen. Der neue Zyklus startet wieder mit dem oben definierten Anspruch.

      • Teilweise mit Einschränkungen: Nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus nach einer bestimmten Regel in den nächsten übernommen, die Sie in den folgenden Feldern festlegen:

        1. Setzen Sie das Häkchen bei Unbegrenzt oder tragen Sie eine Zahl bei Maximale Anzahl ein.

        2. Übertrag ist gültig für:

           • Gesamten nächsten Zyklus: Die nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des aktuellen Zyklus können über den gesamten folgenden Zyklus hinweg aufgebraucht werden, verfallen aber spätestens zu dessen Ende. (Bsp. Urlaub: Die Urlaubstage können im gesamten Folgejahr genutzt werden, aber nicht darüber hinaus.)

           • Individuellen Zeitraum: Wählen Sie in den darauffolgenden Feldern die Einheit Tage/Wochen/Monate und geben dazu die Anzahl ein. Die nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des aktuellen Zyklus können über genau so viele Tage, Wochen oder Monate hinweg aufgebraucht werden. Gibt es nach Ablauf dieser Frist immer noch nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden, verfallen sie ersatzlos.

             

             Das hat keine Auswirkungen auf den Anspruch des folgenden Zyklus - es geht hierbei nur darum, wie mit dem verbleibenden Anspruch des aktuellen Zyklus umgegangen wird.
             

             Wenn Sie wollen, dass der Resturlaub zum 31. März des Folgejahres verfällt, stellen Sie einen jährlichen Zyklus mit Startmonat Januar ein und hinterlegen hier Monate und 3. Resturlaubstage verfallen somit mit Ablauf des dritten Monats des Folgejahres, oder, in anderen Worten: zum 31. März.

5. Wählen Sie den Button "Neue Regel erstellen".

6. Erstellen Sie bei Bedarf weitere Anspruchsregeln.

Abwesenheitsarten zuweisen

Wenn Sie alle nötigen Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln erstellt haben, müssen Sie sie den Mitarbeitern, die sie verwenden sollen, zuweisen. Wie das geht, erfahren Sie hier: