Abwesenheiten verstehen und einrichten

Mit Abwesenheiten können Sie praktisch jeden Fall darstellen, in dem Ihre Mitarbeiterinnen nicht an ihrem üblichen Arbeitsort ihre übliche Arbeit ausführen. Beispiele:

• Urlaub / Ferien

• Krankheit / Arbeitsunfähigkeit

• Zeitausgleich / Überstundenausgleich

• Home Office

• Dienstreise / Montage

• Elternzeit

• etc.

Abwesenheiten können sehr unterschiedlich angelegt werden und mitunter führen mehrere Wege zum Ziel, daher geben wir Ihnen hier ein paar allgemeine Hinweise.

Zum Hintergrund

Jedes der oben genannten Beispiele ist eine Abwesenheitsart. Abwesenheitsarten enthalten die grundsätzlichen Einstellungen.

Jede Abwesenheitsart hat Anspruchsregeln. Anspruchsregeln enthalten zeitlich definierte Ansprüche.

Zwei praktische Beispiele

Die Abwesenheitsart Urlaub enthält drei Anspruchsregeln:

• "Default"

• "12 Tage"

• "24 Tage"

Die Abwesenheitsart "Krankheit" enthält eine Anspruchsregel:

• "Default"

Was bedeutet das für Sie?

Einer Mitarbeiterin, die in Teilzeit arbeitet, weisen Sie die Abwesenheitsart "Urlaub" mit der Anspruchsregel "12 Tage" zu. Dem Namen nach ist mit dieser Anspruchsregel eingestellt, dass die Mitarbeiterin 12 Tage Urlaub pro Jahr hat.

Einer anderen Mitarbeiterin, die in Vollzeit arbeitet, weisen Sie die Abwesenheitsart "Urlaub" mit der Anspruchsregel "24 Tage" zu. Sie hat somit einen höheren Urlaubsanspruch.

Beiden weisen Sie außerdem die Abwesenheitsart "Krankheit" mit der einzig vorhandenen Anspruchsregel "Default" zu.

Die Standard-Anspruchsregel "Default", die es für jede Abwesenheitsart gibt, erlaubt den Mitarbeitern unbegrenzt viele Tage.

Ergebnis

Beide Mitarbeiterinnen können ab sofort über die App ihren Urlaub beantragen und Krankmeldungen einreichen. Eine kann dieses Jahr nur 12 Tage einreichen - Infoniqa PEOPLE Plus sorgt dafür, dass sie nicht mehr einreicht. Die andere kann 24 Tage einreichen. Außerdem können sich beide krank melden, indem sie "Krankheit" einreichen. Für "Krankheit" besteht keine Beschränkung, denn niemand kann wissen, wie lange sie krank sein werden.

Abwesenheitsarten erstellen

1. Öffnen Sie die Einstellungen.

2. Wählen Sie links im Hauptmenü "Abwesenheiten".

3. Wählen Sie den orangenen Button "+ Neue Abwesenheitsart hinzufügen"

4. Ein Detailfenster öffnet sich. Wählen Sie eine passende Farbe und geben Sie der Abwesenheitsart einen Namen.

5. Beantworten Sie die darunter stehenden Fragen der Reihe nach:

   1. Arbeitet der Mitarbeiter während dieser Abwesenheit?

      • Ja, der Mitarbeiter arbeitet: Wenn der Mitarbeiter parallel zur Abwesenheit Arbeitszeiten erfassen soll. Nutzen Sie diese Variante für Freizeitausgleich / Überstundenausgleich.

        

        Wenn der Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden verwendet, verringert sich das Arbeitszeitkonto zunächst durch den Abzug der Soll-Stunden und wird durch die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten wieder ausgeglichen - so wie an einem normalen Arbeitstag. Die Abwesenheit ist also nur ein Platzhalter.
        

        Diese Variante ist sinnvoll für alle Situationen, in denen nicht am üblichen Ort oder nicht auf die übliche Art gearbeitet wird (Bsp. Dienstreise, Montage, Fortbildung, Home Office).

      • Nein, der Mitarbeiter arbeitet nicht: Wenn der Mitarbeiter keine Arbeitszeiten erfassen soll. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie zusätzlich auswählen, wie sich die Abwesenheit auf die Zeiterfassung auswirken soll:

        • Ist-Stunden aufbauen: Die Soll-Stunden laut Arbeitszeitmodell werden wie üblich für den Zeitraum der Abwesenheit vom Arbeitszeitkonto abgezogen, aber Ist-Stunden werden in selber Höhe gegengebucht.

          

          Im Ergebnis ist eine Buchung auf dem Stundenzettel sichtbar, aber der Stand des Arbeitszeitkontos hat sich nicht verändert.
          

          Diese Variante ist sinnvoll für alles, was auf dem Stundenzettel auftauchen soll (Bsp. Urlaub, Krankheit).

        • Soll-Stunden reduzieren: Es werden keine Soll-Stunden gebucht, auch wenn das normalerweise laut Arbeitszeitmodell der Fall wäre.

          

          Im Ergebnis ist der Zeitraum der Abwesenheit leer und der Stand des Arbeitszeitkontos hat sich nicht verändert.
          

          Diese Variante ist sinnvoll für alles, was nicht auf dem Stundenzettel auftauchen soll (Bsp. Unbezahlte Freistellung, Sabbatical).

   2. Muss diese Abwesenheit genehmigt werden?

      1. Ja: Wenn ein Mitarbeiter die Abwesenheit einreicht, erhält der Vorgesetzte eine Anfrage zur Genehmigung.

      2. Nein: Wenn ein Mitarbeiter die Abwesenheit einreicht, wird sie sofort in den Kalender eingetragen. Der Vorgesetzte erhält darüber keine Benachrichtigung.

   3. Müssen Dokumente angehängt werden?

      1. Ja: Wenn ein Mitarbeiter die Abwesenheit einreicht, ist er gezwungen ein Dokument dazu hochzuladen. In der App wird das Dokument fotografiert, in der Web-Anwendung kann es auch vom Gerät hochgeladen werden.

         Legen Sie mit dem Feld Erforderlich ab Tag fest, ab welcher Länge der Abwesenheit in Tagen ein Dokument angehängt werden muss - bei kürzeren Abwesenheiten ist der Anhang optional.

      2. Optional: Wenn ein Mitarbeiter die Abwesenheit einreicht, kann er ein Dokument anhängen. Wenn er keins anhängt, wird die Abwesenheit trotzdem eingereicht.

      3. Nein: Der Mitarbeiter kann kein Dokument mit der Abwesenheit einreichen.

   4. Soll die Abwesenheit auf dem Stundenzettel sichtbar sein?

      1. Ja: Die Abwesenheit erscheint im Stundenzettel und im Excel-Export der Zeiterfassungsdaten.

         • Kürzel auf dem Stundenzettel: Definieren Sie eine Abkürzung für die Darstellung auf dem Stundenzettel und im Excel-Export der Zeiterfassungsdaten.

         • Im Lohn-Export anzeigen: Setzen Sie das Häkchen, damit die Abwesenheit auf dem Reiter "Lohndaten" im Excel-Export der Zeiterfassungsdaten erscheint.

         Mehr Informationen zu den Exportmöglichkeiten finden Sie hier:

         Zeiterfassungsdaten exportieren

         Hier erfahren Sie alles über die Exportfunktion auf der Zeiterfassungsseite eines Mitarbeiters

      2. Nein: Die Abwesenheit erscheint weder auf den Stundenzetteln, noch im Excel-Export der Zeiterfassungsdaten.

   5. Dürfen andere Mitarbeiter den Abwesenheitsgrund sehen?

      1. Nein, ist privat: Andere Mitarbeiter können im Abwesenheitskalender sehen, dass jemand abwesend ist, aber nicht warum.

      2. Ja, ist öffentlich: Andere Mitarbeiter können im Abwesenheitskalender sehen, dass jemand abwesend ist. Wenn sie auf den Eintrag klicken oder tippen, sehen sie auch, wie die Abwesenheitsart heißt.

6. Speichern.

Ihre Abwesenheitsart ist jetzt erstellt. Fahren Sie fort mit dem Erstellen der Anspruchsregeln und dem Zuweisen von Abwesenheitsarten zu Ihren Mitarbeitern.

Weitere Einrichtung

Wie Sie Anspruchsregeln zu Ihren Abwesenheitsarten erstellen, erfahren Sie hier:

Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie Abwesenheitsarten zu Ihren Mitarbeitern zuweisen: